La crisi economica ha avuto un impatto sulla riduzione degli investimenti in formazione, in particolare in formazione manageriale. Permangono tuttavia aziende capaci di reagire, le quali, effettuando investimenti mirati, denotano attitudine alla resilienza e una forte volontà di sviluppo.  

Quello che sta emergendo nel settore della formazione è un approccio “lean”, snello, sia dal punto di vista di struttura organizzativa, sia dal punto di vista dell’offerta, in modo tale da favorire l’adattamento ai repentini cambi di decisione strategica – o semplicemente di priorità – desiderati dal management.

La necessità delle PMI di crescere dal punto di vista delle dimensioni, la digitalizzazione dei business, dei processi manageriali e produttivi stanno modificando rapidamente il contesto in cui operano le imprese, le persone e le società che progettano ed erogano servizi per la formazione. Essere veloci è condizione di successo. Questo vale nel business e quindi anche per la formazione.

La digitalizzazione deve necessariamente accompagnare questa evoluzione come driver sia della varietà e flessibilità dell’offerta formativa, ma - non meno importante - come strumento di gestione efficace dei processi, di ottimizzazione delle risorse e, non ultimo, di miglioramento della governance.

E’ noto che per correre essere da soli non basta: occorre scegliere i giusti partner in grado di facilitare e accelerare i processi di apprendimento. La nuova generazione di Corporate Academy sta affrontando la sfida della digitalizzazione: fino a pochi anni fa questo percorso era riservato alle aziende del mondo dell’IT (quali Microsoft, Cisco, IBM, ecc), oggi si estende a tutti i settori anche quelli considerato “maturi”. La buona notizia è che, se l’accesso a strumenti di formazione innovativi era prima appannaggio dei grandi gruppi, oggi esistono strumenti che consentono anche realtà di media grandezza di dotarsi di tecnologie all’avanguardia.

Quali sono gli ambiti nei quali la tecnologia può fare la differenza nella formazione?

 

LA FORMAZIONE COLLABORATIVA o SOCIAL LEARNING

Si sta affermando, seppur lentamente, nella concreta realtà operativa delle Academy aziendali, il concetto di formazione collaborativa. Posto che scopo dei responsabili della formazione dovrebbe essere quello di far apprendere a tutti, in ogni luogo e momento, superare le barriere di spazio, tempo e spesso anche quelle che esistono tra le varie sedi di un’organizzazione vuol dire superare i confini delle aule e quindi ampliare le possibilità di sviluppare competenze.

La tecnologia non sostituisce le relazioni tra le persone, ma le rende più veloci e efficaci: la digitalizzazione dell’apprendimento accelera il passaggio da una formazione aziendale prevalentemente “a senso unico” in cui contenuti e metodi provengono dall’alto della piramide aziendale ad un apprendimento che valorizza lo scambio di idee e capace anche di raccogliere i reali bisogni formativi dei dipendenti.

Esistono piattaforme in cloud, customizzate sulle specificità dell’azienda, che consentono ai responsabili HR di rendere disponibile a ciascun dipendente un ampio “catalogo formativo” ricco di opportunità di apprendimento tra cui scegliere. Cosa ancora più importante, tramite un cruscotto dedicato, i manager possono, a loro volta, proporre temi e contenuti di approfondimento e chiedere per il proprio team l’organizzazione di corsi ad hoc.

Per evitare che la pluralità di offerta porti al rischio di erogare “pillole” che spesso curano i sintomi ma non risolvono i problemi, è possibile, dunque progettare, erogare e monitorare percorsi specifici di apprendimento, tarati su obiettivi a medio-lungo termine.

Non è tutto.

Il mondo del lavoro si muove verso modalità sempre più smart agili, liquide. La formazione deve accompagnare questo processo.

Molte aziende offrono ai dipendenti la possibilità di accedere a corsi tramite smartphone e tablet e un’ampia gamma di seminari da seguire in modalità live o on demand. Questo comporta non solo una maggiore vicinanza ai bisogni delle persone, ma anche una progressiva dematerializzazione di tutti gli aspetti legati alla tracciabilità e certificazione: per noi il futuro (in realtà già presente) non può essere fatto da enormi faldoni pieni di fogli firme ingialliti, ma da dispositivi che consentono di far firmare la presenza in digitale, geolocalizzando l’utente e trasmettendo in tempo reale i dati di presenza ai suoi responsabili e alle risorse umane.

Oggi dunque la sfida comune alla formazione è integrare esperienze di formazione in aula, on the job e digitali così da fornire a ciascun dipendente un processo di sviluppo mirato, veloce e snello in cui le metodologie di gestione e valutazione del personale, anch’esse digitalizzate, forniscono un continuo flusso di dati per definire con precisione i bisogni individuali di apprendimento. Da qui deriva un secondo aspetto cruciale:

 

ASPETTI GESTIONALI E GOVERNANCE DELLA FORMAZIONE

Oggi la formazione rimane uno dei processi, tra quelli aziendali, più obsoleti nella gestione, sebbene ne sia riconosciuto l’assoluto valore strategico per la crescita del business.

Anche in aziende molto evolute e anche a fronte di offerte formative innovative, le dinamiche di back office ci riportano indietro di decenni: poche persone, spesso impegnate su più fronti, si ritrovano a gestire una mole di dati notevole e spesso sensibile.

Questo il problema che ci hanno riportato, in Spagna (e in alcuni casi anche in Italia), realtà di primo piano del mondo imprenditoriale, che di fronte a offerte formative che comprendono spesso centinaia di corsi per un numero ancora superiore di alunni, hanno necessità di migliorare il monitoraggio dei costi della formazione, l’efficacia dei percorsi proposti, l’equa distribuzione di proposte formative sui vari team e non ultimo la scelta, gestione e valutazione dei fornitori.

Per non parlare del mondo della PA, la cui complessità in Spagna e in Italia è comparabile.

Gli strumenti a loro disposizione sono spesso limitati a fogli excel o a moduli gestionali estremamente basici all’interno di software pensati per la gestione del personale e dunque non adatti a seguire il workflow tipico dei processi formativi.

Questi aspetti ci introducono all’ultimo e cruciale aspetto

 

UTILITA’ DI STRUMENTI DI SEMPLIFICAZIONE STANDARDIZZAZIONE DEI PROCESSI DELLA FORMAZIONE NELL’AMBITO DI PROCEDURE “NORMATE” DA TERZI: ES. Formazione Finanziata

La cosiddetta “Formazione finanziata” rappresenta un'ottima opportunità per le imprese che desiderino offrire una formazione continua e specializzata ai propri lavoratori. Ebbene, come è noto, l'azienda può accedere ai fondi paritetici interprofessionali introdotti dalla legge 388/2000.  Aderendo al fondo, l'azienda può destinare la quota dello 0,30% dei contributi INPS alla formazione del personale. Per aderire ad un fondo non vi sono costi da sostenere: l'adesione è completamente gratuita. Questo l’aspetto positivo. Entriamo tuttavia nella complessità del sistema: allo stato attuale, esistono circa 20 fondi in Italia, 3 dei quali sono destinati alla formazione dei dirigenti. Le modalità per richiedere i finanziamenti varie e diversificate per Fondo: è necessario presentare un progetto formativo, spesso con il coinvolgimento di una società esterna esperta nella consulenza e nella formazione manageriale. Dovrà poi essere stilato un piano di formazione che dovrà essere approvato dalla Direzione e valutato e vagliato dalle rappresentanze sindacali. L’approvazione da parte del Fondo è l’avvio di un iter complesso che richiede l’espletamento di una serie di azioni obbligatorie, il rispetto di scadenze, l’invio progressivo di documenti nonché una dettagliata rendicontazione finale.

Questo processo è molto complesso e eventuali errori possano compromettere l’effettivo ottenimento del contributo: diventa dunque strategico  lavorare con sistemi di gestione dei processi pensati anche per adeguarsi alle richieste della formazione finanziata.

 

 

CONCLUSIONE

Come accade per tutte le innovazioni, non sorprende che soprattutto nei primi tempi difficoltà e criticità emergano. Le resistenze trovano le loro radici nelle prassi di lavoro consolidate nel passato, nella difficoltà ad assumersi responsabilità e, in definitiva, di agire l’empowerment.

La digitalizzazione della formazione richiede dunque di aprirsi anche alle interazioni con gli stakeholder esterni ma anche di dotarsi di infrastrutture digitali completamente nuove. In estrema sintesi, la formazione non di domani, ma di oggi può e deve essere:

• flessibile e accessibile ovunque
• il più possibile “paperless”
• capace di gestire presenze e firme attraverso applicazioni mobili/tablet
• costruire percorsi personalizzati
• semplificare i processi di accreditamento della formazione o di richiesta di contributi a Fondi interprofessionali
• aumentare la garanzia di qualità, controllo, ottimizzazione delle risorse e raggiungimento degli obiettivi aziendali